Ogromna większość czynności, wykonywanych w hotelu, ma charakter powtarzalny. Dotyczy to zarówno wystawiania dokumentów sprzedaży, jak i bezpośredniej obsługi gości. Aby ułatwić użytkownikom pracę z systemem, wprowadzony został szereg słowników, zawierających dane stałe (listy usług, dane firm i gości, itp.). W celu ułatwienia kontroli dodano również słowniki danych archiwalnych (rezerwacji, meldunków, dokumentów, itp.).
Za pomocą modułu Archiwum możliwe jest wprowadzenie do systemu podstawowych danych, porządkujących i ułatwiających pracę użytkowników. Do danych tych zaliczyć można definicje grup towarowych, usług i towarów, jednostek miary czy form płatności. Odrębną grupę stanowią dane dotyczące kontrahentów, z którymi hotel najczęściej współpracuje: stałych lub zameldowanych gości, firm, pośredników (agentów turystycznych, biur podróży, itp.).
Dodatkowo moduł Archiwum pozwala na podejrzenie wykonanych wcześniej rezerwacji i meldunków (z możliwością wyszukiwania pozycji usuniętych) oraz wystawionych dokumentów (faktur i rachunków, paragonów, dokumentów kasowych).
Podobnie jak w przypadku pozostałych funkcji systemu, także i tutaj dostęp do poszczególnych operacji kontrolować można za pomocą uprawnień użytkowników.
Wybrane funkcje
- Definiowanie podstawowych danych w systemie: słowników towarów i usług, jednostek miary, form płatności.
- Informacje na temat stałych kontrahentów: gości, firm, pośredników.
- Kontrola poprawności wprowadzanych danych (PESEL, NIP), pola wymagane.
- Funkcje porządkowania danych (usługi i towary, firmy, goście).
- Możliwość podglądu danych bieżących i archiwalnych, filtrowania i wyszukiwania.
