Moduł recepcja programu hotelowego CHART przeznaczony jest do wspomagania pracy personelu recepcyjnego, działu marketingu oraz kadry zarządzającej hotelu. Z tego miejsca dostępne są wszystkie kluczowe informacje, niezbędne dla poprawnego działania hotelu: bieżący podgląd pokoi, lista meldunków, księga rezerwacji. Kolorowy diagram hotelu umożliwia między innymi podejrzenie bieżącego i planowanego obłożenia, wyszukiwanie rezerwacji wymagających wpłaty zaliczki, dodawanie i przenoszenie rezerwacji oraz meldunków.

Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu rezerwacji gromadzone są w Księdze Rezerwacji, meldowanie i wymeldowanie odbywa się w Księdze Meldunkowej, itp.

Logicznie powiązane okna umożliwiają płynne przechodzenie od jednej funkcji do drugiej, a rozbudowany system uprawnień pozwala konfigurować dostęp dla każdego z użytkowników z osobna.

Diagram rezerwacji

Diagram rezerwacji i meldunków oferuje pakiet funkcji obejmujący obsługę procesu rezerwacji i meldowania. W czytelny sposób, w formie kolorowych pasków, pokazuje obłożenie i dostępne pokoje w wybranym okresie. Wygląd diagramu może się zmieniać w zależności od informacji, których potrzebujemy w danej chwili. Standardowo paski rezerwacji i meldunków zależą od potwierdzenia rezerwacji, typu rezerwacji i meldunku (indywidualne i grupowe) oraz stanu rozliczenia gościa. Po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku, na paskach widoczne są nazwiska gości oraz nazwy firm. Istnieje możliwość przydziału indywidualnego koloru dla rezerwacji lub meldunku z wybranej firmy. Nazewnictwo pokoi oraz ich kolorystyka jest dowolna. Odmiennym, alarmowym kolorem zaznaczone są te pokoje, z których w dzisiejszym dniu wyjeżdżają goście.

Księgi Hotelowe

Zarówno z grafika hotelowego, jak i z menu programu, dostępne są dwie podstawowe księgi systemu: Rezerwacji i Meldunków. Pierwsza zawiera informacje o planowanych pobytach gości, druga – o bieżących. Wprowadzanie i edycja danych możliwa jest z poziomu grafika i – rzecz jasna – z samej księgi.

Księga Rezerwacji

Księga Rezerwacji pozwala na wprowadzanie szeregu informacji, poczynając od najbardziej podstawowych – terminu pobytu i standardu przydzielonych pokoi, poprzez szczegółowe rozplanowanie pobytu, status rezerwacji (potwierdzona, niepotwierdzona, oczekiwana zaliczka) aż do wprowadzania nowych dokumentów zapłaty. Dla rezerwacji grupowych możliwe jest wprowadzanie komentarzy do wszystkich rezerwacji. Z poziomu Księgi możliwy jest dostęp do danych archiwalnych, co przydatne jest w przypadku obsługi stałych gości. Na etapie planowania pobytu przypisać można rabat. Dla hoteli prowadzących sprzedaż poprzez biura podróży przygotowana została możliwość wprowadzania informacji o pośrednikach.

Księga Meldunków

Księga Meldunkowa pozwala na wprowadzanie informacji o gościach aktualnie przebywających w hotelu. Możliwe jest zarówno zrealizowanie wcześniejszej rezerwacji, jak i szybkie zameldowanie nowego gościa. W powiązaniu z Księgą Obciążeń system umożliwia bieżące prowadzenie rachunku gościa, z uwzględnieniem rabatowania dowolnych usług, przenoszenie obciążeń na konto firmy w przypadku klientów biznesowych czy rozliczanie zaliczek. Z poziomu księgi Meldunkowej możliwe jest również drukowanie kart pobytu, programowanie systemu zamków czy tworzenie kart rabatowych w systemie Gastro Szef. W przypadku obiektów sanatoryjnych możliwe jest również wprowadzanie podstawowych informacji na temat skierowania gościa na pobyt kuracyjny. Dla klientów prowadzących szczegółową dokumentację pobytu przygotowany został moduł Rehabilitacji.

Księga Meldunkowa jest też miejscem obsługi gości wyjeżdżających z hotelu. Wymeldować można wszystkich lub wybranych gości z pokoju lub grupy. System kontroluje stan rozliczeń każdego z gości, uniemożliwiając wymeldowanie bez rozliczenia rachunku. Możliwe jest wystawienie dowolnego dokumentu sprzedaży (z uwzględnieniem wcześniejszych zaliczek) lub przeniesienie płatności na konto odroczone (do późniejszego rozliczenia). Informacja o wymeldowaniu przesłana być może do pozostałych systemów hotelowych: zamków, centrali telefonicznej, systemu gastronomicznego, zapobiegając ewentualnym nadużyciom. Na bieżąco modyfikowany jest również status pokoi, co pozwala na zarządzanie służbą pięter.

Szczegółowe rozliczanie pobytu

Obok podstawowych funkcji, opisanych powyżej, system umożliwia również: wprowadzanie cen, obsługę telefonów hotelowych (odczyt rozmów, blokowanie telefonu, usługi budzenia), szybkie sprawdzanie i zmianę statusu pokoi, przygotowywanie raportów dla służby pięter, tworzenie codziennych zestawień (listy przyjazdów, list gości przebywających, itp.). Wbudowane w system funkcje notatnika oraz komunikatora ułatwiają wymianę informacji pomiędzy użytkownikami systemu.

Wszystkie czynności rejestrowane są w dzienniku systemu, a dostęp do poszczególnych funkcji systemu kontrolowany jest poprzez rozbudowany system uprawnień.

Wybrane funkcje

Rezerwacje

• Proste tworzenie i modyfikacja.
• Rezerwacje grup, osób indywidualnych na standardy, miejsca lub pokoje.
• Rezerwacje grupowe – łatwe zarządzanie całą grupą.
• Planowanie żywienia dla przyszłych gości.
• Wprowadzania dowolnych uwag dotyczących gościa, grupy.
• Wprowadzanie oczekiwanej kwoty zadatku, możliwość kontroli płatności.
• Potwierdzenia rezerwacji: dowolna forma, możliwość wydrukowania potwierdzenia lub wysłania go mailem.
• Rabaty do rezerwacji i meldunków.
• Pośrednicy – prowadzenie rozliczeń z biurami turystycznymi, agentami, itp.
• Obsługa zaliczek.
• Graficzna prezentacja rezerwacji.
• Możliwość drukowania diagramu.
• Zestawienia obłożenia hotelu.
• Kalkulator dostępności obiektu – wyszukiwanie pokoi dostępnych w zadanym okresie.
• Definiowanie cen i cenników sezonowych.
• Raportowanie rezerwacji.

Meldunki

• Meldowanie gości indywidualnych, grup na miejsca lub pokoje.
• Realizacja wcześniejszych rezerwacji.
• Uproszczone meldowanie grupowe, łatwe zarządzanie i wymeldowanie.
• Prosta edycja meldunku (domeldowanie osoby, zmiana pokoju, zmiana terminu meldunku, usług dodatkowych).
• Uproszczone domeldowywanie.
• Szybki podgląd bieżących meldunków.
• Rodzaje pobytów – szablony przydzielanych usług; możliwość tworzenia zestawień i profilowanie gości.
• Automatyczne obciążanie i przeliczanie rachunku gościa zgodnie z bieżącymi danymi meldunkowymi.
• Obsługa zaliczek, przenoszenie zaliczek z rezerwacji.
• Łatwe rozliczanie wszystkich lub wybranych gości.
• Wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem dowolnego dokumentu, z dowolną formą płatności.
• Obsługa systemu zamków hotelowych, programowanie kart rabatowych systemu Gastro SZEF.
• Trzy predefiniowane karty pobytu w językach: polskim, angielskim i niemieckim; możliwość edycji treści karty; dodawanie kolejnych wydruków.
• Zbieranie zgody na przetwarzanie danych osobowych i wysyłanie informacji handlowych.

Inne funkcje

• Pogląd bieżącego stanu pokoi.
• Planowane i nieplanowane wyłączenia pokoi – awarie i remonty.
• Podgląd i zarządzanie stanem telefonów (taryfikacja, blokowanie, budzenie, itp.).
• Przesyłanie wiadomości pomiędzy stanowiskami.
• Konfigurowalne uprawnienia.